Notulen

1. Opening

Remco Kobus verwelkomt iedereen, er geeft aan dat deze vergadering één onderwerp heeft.

2. Aanwezige stemmen en volmachten

De aanwezigen en de afgegeven volmachten^* representeren 86% van de stemmen van de woningen-VvE, 80% van de stemmen van de stallingen-VvE en 50% van de stemmen van bedrijven-VvE.

^{* Het betreft huisnummers (en parkeerplekken van dezelfde eigenaren) 2C, 2D, 2G, 2K, 2L, 2M, 4B, 4C, 4D, 4E, 4G, 4H, 4K, 4L, 4M, 6A, 6D, 6E, 6F, 6G, 6H, 6L, 6M, 6N, 6P, 6R, 6T, 6U, 6V, 8K, 8L, 8M, 8N, 8P, 8R, 8S, 8T, 8U, 8V, 10A, 10B, 10C, 10D, 10E, 10F en 10G, parkeerplekken P78-80, P89, P92, P93 en P120, Eigen Haard en Gemeente Amsterdam.}

3. Voorzitter van de vergadering

4. Ingekomen stukken en mededelingen

Bij het bestuur zijn op voorhand twee vragen binnengekomen, van Benji Coetzee.

Benji Coetzee: Hoe verhouden kosten nieuwe beheerkantoor zich tot oude beheerkantoor?

Remco Kobus: DNW rekent ongeveer €18000 per jaar, daarvoor doen ze eigenlijk de financiële administratie en de jaarstukken. Andere VVEs betalen significant meer, tot ruim 2x wat bij betalen. Bij rondvragen gaven diverse partijen aan dat zij het voor het bedrag dat DNW vraagt de benodigde werkzaamheden niet kunnen uitvoeren.

Het bestuur heeft geconstateerd dat anders dan financiën, DNW eigenlijk niet echt wat doet, maar ook bij dat financiële deel laten ze steken vallen; de kascommissie heeft ook opmerkingen gemaakt dat de jaarrekening vaak te laat komt.

Hun bedrag is heel scherp, het werk is echter ernstig onder de maat (zo bleek bijvoorbeeld dat alle bedragen in het MJOP ex BTW waren, waardoor de servicekosten steevast te laag waren, aangezien de VvE wel BTW moet betalen). Het bestuur heeft DNW langere periode tot verbetering proberen te krijgen, het is echter nooit gelukt de processen zo te krijgen zoals wij het zouden willen.

Piet Abrahamse: is er nog contact geweest met andere klanten van DNW?

Remco Kobus: nee, maar wel andere organisaties (zoals met een woningcorporatie), die aangaven dat DNW bij hun in laagste     regionen van kantoren staat waar ze mee willen samenwerken.

Een bijkomend punt was ook dat Piet van de Poel (onze "technische" man) vrij plotseling "verdwenen" was (al staat zijn naam overal nog onder); bij navragen bleek hij in de zomer al bij DNW vertrokken.

Titus Yocarini:  we zitten over een half jaar weer hier, wat is er dan verbeterd? Kan het bestuur in grote lijnen hier iets over zeggen?

Remco Kobus: het eerste punt is correctere afhandeling van de reparatieverzoeken (duidelijk inzicht in status lopende reparatieverzoeken); het bestuur houdt nu voor de grotere punten een schaduwadministratie bij.

Het tweede punt is de financiële status, er komt nu met duwen en trekken één jaarrekening uit, maar formeel moeten we toch terug naar vier jaarrekeningen, één per VvE.

Een derde punt is dat het bestuur ondersteuning nodig heeft bij de uitvoering van (grotere) technische projecten (zo heeft het bestuur bijvoorbeeld zelf de vervanging van de doorvalbeveiligingen geregeld, DNW heeft dat nooit van de grond gekregen; idem de UPS van de luchtafvoer van de garage). Nu spelen onder meer de dilatatievoegen.

Ronald Elfferich: de functie van een bestuur is besturen, niet tijd steken in uitvoerend werk; die uren moeten terug naar nul. Het bestuur zou inmiddels bijna een onderhoudsbedrijf kunnen starten...

Titus Yocarini: dank voor deze opsomming; gaat dit het komend jaar perfect worden?

Remco Kobus: overstappen zal nog wel wat voeten in de aarde hebben, dus de eerste periode zullen er vast nog dingen foutgaan.
      
André Stiphout: wie doet de jaarrekening, en hoe gaat de omzetting van de financiële gegevens?
       
Remco Kobus: DNW rond dit boekjaar af; de nieuwe beheerder gaat de administratie opnieuw opzetten. 

Paul Bergen: ik begrijp de noodzaak, maar het is ook €16000 meer - heeft dat effect op de servicekosten?
 
Remco Kobus: we hebben gekeken naar de exploitatiebegroting, en hebben gezien dat een aantal onderwerpen lager gaat uitvallen (waaronder schoonmaakkosten, lager verbruik door vergroening en lagere kWh tarieven) - we zien daardoor ruimte is om de extra kosten op te vangen. Daarnaast is er de verwachting dat de situatie met reparatieverzoeken waar mensen voor niks komen (omdat bijvoorbeeld de verkeerde partij is gekozen of er niet goed wordt afgestemd), zal afnemen, waardoor die kosten zullen afnemen. Inbegrepen is dat we straks netjes vier jaarrekeningen krijgen, iets dat nu wettelijk verplicht is; dat zou in geval van DNW tot extra kosten leiden.

André Stiphout: blijven we wel een enkele ALV houden? Het werkte in het verleden vaak heel onduidelijk met afzonderlijke vergadering.

Remco Kobus: daar moet het bestuur nog over nadenken; we begrijpen dat een enkele vergadering veel beter werkt.

Ronald Elfferich: een optie is dat we een enkele vergadering houden, maar dat er voor bijvoorbeeld de jaarrekeningen aparte agendapunten komen waar alleen de betrokken eigenaren kunnen stemmen.

André Stiphout: is er nog gekeken naar het veranderen van de juridische structuur van onze VvE's?

Piet Abrahamse: hebben hypotheekverstrekkers hier nog een zegje in?

Remco Kobus: wijzigen van de juridische structuur is een hele ingewikkelde klus, ook in relatie tot hoe de besluitvorming moet worden gedaan. Vanuit het verleden is het niet gelukt in onze VvE om in een ALV quorum te krijgen; en voor statutenwijziging zijn die eisen heel groot.

Johan Wouters: heeft deze overstap nog consequenties voor de rookkanalen?

Remco Kobus: nee; we gaan met de nieuwe beheerder nog wel het gesprek aan wat de beste methodiek is om dit aan te pakken, bij de proefkanalen zijn er wel een aantal punten aangetroffen waar over nagedacht moet worden. Als er nu een CV ketel vervangen moet worden zal de monteur om een certificaat vragen, die hebben we nog niet voor 11 van de 12 kanalen; sommige bedrijven zijn heel strict, sommige zijn flexibeler en is de intentieverklaring tot vervanging van ROGAS voldoende.

Titus Yocarini: kunnen jullie nog iets zeggen over de nieuwe beheerder?

Remco Kobus: zal ik doen bij het volgende agendapunt.

Benji Coetzee: houdt het bestuur in de gaten of onze servicekosten niet al te ver uit de pas met vergelijkbare panden gaat lopen?

Remco Kobus: Het bestuur heeft bij een tiental vergelijkbare panden (van oud tot nieuw, diverse locaties) op Funda de servicekosten opgezocht en genormaliseerd tot 100m2, dan zijn de gemiddelde kosten €230, wij zitten nu op €234, dus dat is in lijn. In die vergelijkbare panden zaten nieuwe(re) panden met lagere maandkosten, maar ook oudere met (soms fors) hogere kosten.

Piet Abrahamse: wat niet wegneemt dat de servicekosten de laatste jaren wel fors gestegen zijn (met eerder zelfs een teruggave omdat het reservefonds te "vol" raakte).

Remco Kobus: mogelijk is de 21% BTW kwestie daar ook debet aan geweest.

5. Overstap naar een nieuwe VvE-beheerder

Remco Kobus: het bestuur is niet over 1 nacht ijs gegaan, en is bij meerdere kennissen en panden gaan navragen naar hun ervaringen, daar kwam een wisselend beeld naar voren. De positieve referenties zijn we gaan nabellen (onder andere Newomij). Echter iedereen zat "vol" en namen geen nieuwe klanten aan op dit moment.

Hoe is het bestuur bij Sturm en De Neeve gekomen? We hebben er een aantal goede referenties van gekregen (onder andere een VvE van een vergelijkbaar pand als het onze). Het bedrijf is recent gestart door iemand die 20 jaar bij Newomij heeft gewerkt, de andere oprichter werkte voor diverse woningcorporaties. Ze hebben in de Nieuwe Houthaven een aantal panden in beheer, een referentie gaf aan dat ze actief meedenken met hun bestuur.

Ook was het netwerk van bedrijven dat DNW kon/wilde inschakelen heel beperkt, we hopen dat dat beter wordt; ook omdat Sturm & De Neeve gelieerd is met een groter vastgoedbedrijf.

Gonenc Tarakcioglu: ik had me niet gerealiseerd hoe de voorgeschiedenis was met de huidige beheerder. Ik heb een paar vragen: geschiedenis heeft de neiging zichzelf te herhalen, is er een vorm van SLA (Service Level Agreement) afgesproken? Zijn er mogelijkheden om bij het niet nakomen van afspraken bijvoorbeeld boetes op te leggen?

Remco Kobus: dat is iets waar we zeker nog naar gaan kijken.

Piet Abrahamse: er is kennis in ons gebouw die gebruikt kan worden voor het doorlezen van het komende contract; zijn er (bijvoorbeeld bij EigenHuis) voorbeeldcontracten waar we een contract naast kunnen houden?

Remco Kobus: dat zullen we nagaan

Olga Cagigas Fojaco: is er nog een risico voor de VvE dat de financiële administratie van DNW niet op orde blijkt te zijn?

Remco Kobus: de penningmeesters hebben er de afgelopen periode heel strak bovenop gezeten en hebben geprobeerd alle lopende contracten e.d. boven water te krijgen voordat we besloten tot deze vergadering. We verwachten geen "lijken in de kast" meer.

Titus Yocarini: kunnen we straks het contract inzien?

Remco Kobus: we zullen het op onze website zetten en het zal waarschijnlijk ook in Twinq komen te staan.

Lucie Sax: er lijkt weinig keuze in beheerders; toen ik hier kwam wonen was iedereen de toenmalige beheerder (Eigen Haard) heel erg zat, en was iedereen blij met DNW; dat is daarna steeds verder afgenomen; ze hebben een aantal fusies gehad, en er is teveel verloop in personeel?

Remco Kobus: wij zijn een van de weinige grote panden in hun portefeuille.

Ronald Elfferich: ze hebben ook niet heel veel personeel; het is eerder iets van de afgelopen 5 jaar dat het niet lekker loopt, het heeft lang geduurd voordat we een bedrijf vonden dat best veel biedt van wat we willen en nieuwe klanten aanneemt

Piet Abrahamse: we waren voor DNW ook wel een soort prestigeproject, we kregen veel persoonlijke aandacht van Piet; er zijn een paar fusies geweest, ze kwamen steeds verder weg te zitten.

Lucie Sax: het zou wel heel fijn zijn als het huidige bestuur deze transitie zou willen ondersteunen.

Remco Kobus: we realiseren ons dat het extra werk gaat kosten, en de intentie is dat we zoveel mogelijk in de huidige samenstelling dit tot een goed einde willen brengen

André Stiphout: wat is de opzegtermijn DNW?

Remco Kobus: die is 1 maand (we zullen opzeggen per 1 december, gezien het contract automatisch verlengd per jaar). Het contract biedt ze wel de mogelijkheid om daarna nog drie maanden te factureren voor werkzaamheden ten behoeve van de transitie.

Piet Abrahamse: is er al een offerte?

Remco Kobus: ja, die wilden we eerst zien voordat we deze vergadering zouden uitschrijven.

De voorzitter brengt het voorgenomen besluit ter stemming; het besluit wordt unaniem aangenomen.

6. Rondvraag

Ronald Elfferich: voor de volledigheid, de notulen van de ALV van afgelopen juni zullen tijdens de komende reguliere ALV in 2025 worden besproken en ter goedkeuring worden voorgelegd, inclusief de notulen van deze vergadering.

Robert Bregman: de eerdere opmerkingen over de CV-ketel, dat speelt vast bij meer woningen? Is dat iets dat gezamenlijk kan worden aangepakt?

Remco Kobus: het varieert toch wel door het gebouw heen (verschillende groottes woningen, sommige ketels zijn in het recente verleden al vervangen). Het advies is wel een servicecontract af te sluiten, anders komen ze vaak niet eens, klanten met een servicecontract gaan vaak voor.

Piet Abrahamse: het gezamenlijk aanpakken is geen slecht idee, maar lijkt me niet iets dat we aan het bestuur zouden moeten vragen. Mogelijk eerder iets voor een initiatief vanuit de bewoners.

Piet Abrahamse: hebben jullie nog hulp nodig bij de overgang naar de nieuwe beheerder? 

Ronald Elfferich: het zou zeker fijn zijn als er wordt meegelezen met het nieuwe contract; mocht er nog andere hulp nodig zijn houden we je graag in ons achterhoofd.

Emile Hoens: is er nog een update over de laadpalen?

Remco Kobus: de verduurzamingscommissie komt maandag weer bij elkaar, het bestuur komende donderdag; met de gegevens die we nu hebben kunnen we de definitieve bedragen vaststellen en dan iedereen informeren; het uitvoerende werk kan dan meteen beginnen.

7. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 20u35 en bedankt de aanwezigen voor de hoge opkomst, en afwezigen voor het hoge aantal afgegeven volmachten.

In januari volgt waarschijnlijk nog een nieuwjaarsborrel, het bestuur zal iedereen daar later dit jaar over informeren.