Toelichting

Binnen het bestuur van onze VvE IJside wordt al geruime tijd de discussie gevoerd om over te stappen naar een nieuwe VvE-beheerder. Aanleiding hiervoor zijn de aanhoudende zorgen over de kwaliteit van de inhoudelijke en technische dienstverlening van de huidige beheerder De Nieuwe Wereld (DNW). Deze zorgen zijn steeds groter geworden naarmate ons gebouw over de afgelopen - en komende - jaren meer (onderhouds-)aandacht vergt. 

Daarom, en na zorgvuldige discussie en overwegingen binnen het bestuur, willen we graag aan de leden van de VvE voorleggen om over te stappen naar een andere VvE-beheerder. Hiervoor heeft het bestuur een mandaat nodig van de VvE-leden en dient er een Algemene Ledenvergadering (ALV) plaats te vinden welke gepland staat op donderdagavond 7 november 2024. 

Redenen voor dit voorstel en eisen aan een nieuwe VvE-beheerder: 

Opvolging van reparatieverzoeken: Het bestuur ontvangt van de VvE-leden regelmatig feedback over de trage of inadequate afhandeling van reparatieverzoeken. Als bestuur hebben we inmiddels een eigen administratie opgezet om (onder meer de langlopende) verzoeken te kunnen monitoren en actie te nemen (maar dit is niet toekomst bestendigd). 

Ondersteuning bij projecten: Het bestuur ervaart onvoldoende technische en juridische ondersteuning/expertise bij grotere en complexe (vastgoed)projecten. Recente voorbeelden zijn: 

1. Invoering/project renovatie rookgaskanalen;   
2. Vervanging van doorvalbeveiligingen;   
3. Wettelijk verplichte keuringen voor verzekering (SCOPE 10);   
4. Aanpassen/controleren van het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP). 

Financiële verslaglegging: Het bestuur vereist en verwacht adequate ondersteuning op het gebied van de financiën (de jaarlijkse financiële verslaglegging wordt bijvoorbeeld structureel te laat voor de jaarlijkse ALV opgeleverd) en ook op het vlak van de juridische zaken, bijvoorbeeld m.b.t. de VvE-structuur, is meer en beter advies noodzakelijk. 

Bestuurlijke werklast: De omvang van de operationele werkzaamheden die door het bestuur worden uitgevoerd, maar bij een VvE-beheerder zouden moeten liggen, is disproportioneel. De situatie is niet houdbaar op het moment dat bestuursleden minder tijd kunnen investeren en daardoor niet toekomst bestendigd. 

Ervaringen van andere VvE's: Contacten met andere VvE's tonen dat er beheerders zijn die beter aansluiten bij ons pand en onze behoeften. Ons pand is relatief nieuw maar ook groot, en qua onderhoud complex. Er is een aantal vergelijkbare panden (in de buurt) in Amsterdam, die op betere wijze worden ondersteund. 

In algemene zin: Mede door personeelswijzigingen bij DNW en het vertrek afgelopen zomer van Piet van de Poel (ons technisch contact), heeft het huidige bestuur er geen vertrouwen in dat DNW in de toekomst de vertaalslag kan maken om aan onze ambities en eisen te voldoen. 

Zoals eerder aangegeven voert het bestuur al langere tijd de discussie over het beheer, en er heeft eerder al een inventarisatie plaatsgevonden naar alternatieven. Vanuit die inventarisatie is gebleken dat het niet eenvoudig is om een alternatief te vinden. Enerzijds gaan we af op referenties van andere VvE’s (en die zijn niet altijd positief), anderzijds is een aantal VvE-beheerders waar we positieve referenties van kregen ‘’vol’’ en nemen die geen nieuwe accounts aan. Dit heeft mede te maken met het (relatief grote) aantal nieuwe complexen wat de afgelopen periode in en rond Amsterdam is gebouwd. 

Ook is geconstateerd dat de bedragen die door VvE’s aan beheer worden betaald, tegenwoordig significant hoger liggen dan de VvE-beheerkosten die op dit moment door ons aan DNW worden vergoed. 

Toch is het bestuur van mening dat het beheer van ons pand beter moet en beter kan. Hogere beheerkosten zijn na overstap een gegeven, waarbij de andere kant van de medaille is: een beter beheer van ons pand heeft op de langere termijn positieve invloed op de hoogte van de (onderhouds-)kosten en dus op de servicekosten. Ondanks de negatieve resultaten van de inventarisatie (qua kwaliteit en gebrek aan beschikbaarheid) is het bestuur vasthoudend blijven zoeken naar nieuwe mogelijkheden. 

Blij verrast waren we toen het bestuur in contact kwam met een beheerder die enerzijds aan de door ons gestelde eisen lijkt te kunnen voldoen en anderzijds beschikbaarheid heeft in de portefeuille voor een grote VvE als IJside. 

Het gaat om het relatief nieuwe bedrijf Sturm & De Neeve. Gestart door twee ervaren VvE-beheerders, die hun nieuwe kantoor runnen in combinatie met een al langer bestaand vastgoed management bedrijf. Daarnaast heeft Sturm & De Neeve meerdere (grote) panden in onze omgeving en hebben we positieve referenties van ze. 

Daarom legt het bestuur aan de ALV het volgende voorgestelde besluit voor:  

De Vergadering van Eigenaars machtigt het bestuur/de bestuurder om een nieuwe VvE beheerder te contracteren die voldoet aan de gestelde eisen. De nieuwe VvE-beheerkosten mogen maximaal ca. €34.000 per jaar bedragen. Voorstel is om de overstap naar de nieuwe beheerder per 1-1-2025 te realiseren. De Vergadering van Eigenaars machtigt het bestuur/de bestuurder om de huidige overeenkomst met DNW te beëindigen.

Als de leden besluiten voor een nieuwe beheerder en de kosten van beheer hoger worden, is er geen noodzaak om de servicekosten voor 2025 (waar al over besloten is in de ALV van 2024) te verhogen. Het bestuur heeft de begroting voor 2025 nader bekeken en op een aantal posten worden lagere kosten verwacht. Per saldo betekent dit dat een verhoging op de post beheerskosten, in balans wordt gebracht door andere posten die lager uitvallen (waaronder bijvoorbeeld de kosten van energie). 

We hopen van harte dat de VvE-leden van IJside, net als het bestuur, overtuigd zijn van de noodzaak van goed beheer van ons bezit en het overstap-voorstel willen steunen. Mochten er vragen zijn, aarzel niet en mail die graag uiterlijk vrijdag 1 november aan bestuur@ijside.info zodat we de antwoorden kunnen voorbereiden en toelichten in de ALV. 

Een overstap naar een nieuwe beheerder is geen eenvoudige stap. In de transitieperiode zal het voorkomen dat op administratief/financieel vlak omissies zich kunnen voordoen. Het bestuur zal samen met de nieuwe beheerder er alles aan doen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen en zal de leden vanzelfsprekend regelmatig informeren. 

Met vriendelijke groet, 
Het VvE-bestuur IJside 

Mo Robijns	Desiree van Leeuwen	Herman Kuiper
Jörg Sander	Ronald Elfferich	Remco Kobus