Notulen

notulen
-------

1. opening
RK verwelkomt iedereen, er is 1 onderwerp vanavond

2. aanwezige stemmen
~86% van woningen, ~80% stallingen, ~50% bedrijven, veel volmachten, waarvoor dank!

3. voorzitter
iedereen voor, unaniem aangenomen

4. ingekomen stukken
twee vragen binnengekomen (Benji Coetzee)
   1. hoe verhouden kosten nieuwe beheerkantoor zich tot oude beheerkantoor

   -> DNW rekent ~ €18000 per jaar, daarvoor doen ze eigenlijk de financiele administratie en de jaarstukken
   -> andere VVEs betalen significant hoger, tot ruim 2x wat bij betalen
   -> bij rondvragen gaven diverse partijen aan dat zij het voor het bedrag dat DNW vraagt het niet kunnen
   -> het bestuur heeft geconstateerd dat anders dan financien DNW eigenlijk niet echt wat doet, maar ook dat
      financiele stuk laten ze een hoop steken vallen; kascommissie heeft ook opmerkingen gemaakt dat de jaarrekening
      vaak te laat komt
   -> DNW bedrag is heel scherp, het werk is echter ernstig onder de maat (het bleek bv dat alle bedragen in het MJOP
      ex BTW, waardoor de servicekosten steevast te laag waren, aangezien de VVE wel BTW moet betalen)
   -> bestuur heeft DNW langere periode tot verbetering proberen te krijgen, nooit gelukt zoals wij het willen

      PietA: is er nog contact geweest met andere klanten van DNW?
      RK: nee, maar wel andere organisaties (zoals een woningcorporatie), die zeiden dat DNW bij hun in laagste
          regionen van kantoren waar ze mee willen samenwerken

   -> plotseling bleek dat PvdP "verdwenen" was (al staat zijn naam overal nog onder), bij navragen in de zomer al
      vertrokken

      TitusY: we zitten over een half jaar weer hier, wat is er dan verbeterd? Kan het bestuur in grote lijnen hier 
      iets over zeggen?

      RK: het eerste punt is correctere afhandeling van de reparatieverzoeken (duidelijk inzicht in status lopende 
      reparatieverzoeken); bestuur houdt voor de grotere punten een schaduwadministratie bij
      RK: tweede punt is de financiele status, er komt nu met duwen en trekken 1 jaarrekening uit, maar formeel moeten
      we toch terug naar 4 jaarrekeningen, 1 per VvE.
      RK: derde punt is dat het bestuur ondersteuning nodig heeft bij de uitvoering van (grotere) technische projecten
      (bv het bestuur heeft zelf de vervanging van de doorvalbeveiligingen geregeld, DNW heeft dat nooit van de grond
      gekregen; idem de UPS van de luchtafvoer van de garage). Nu spelen onder meer de dilatievoegen.
      RE: de functie van een bestuur is besturen, niet tijd steken in uitvoerend werk; die laatste uren moeten terug naar
      nul. Bestuur zou inmiddels bijna een onderhoudsbedrijf kunnen starten... 

      TitusY: dank voor de opsomming, gaat dit het komend jaar perfect worden?

      RK: overstappen zal nog wel wat voeten in de aarde hebben, dus de eerste periode zullen er nog wel wat dingen foutgaan
      
      AndreS: wie doet de jaarrekening, en hoe gaat de omzetting van de financiele gegevens?
       
      RK: DNW; de nieuwe beheerder gaat de administratie opnieuw opzetten

      RK: DNW begreep wel (maar niet blij met) onze argumenten waarom we willen overstappen; gevraagd om de uitnodiging
      uit te sturen; 

      PaulB: ik begrijp de noodzaak, maar het is ook €16000 meer - heeft dat effect op de servicekosten?
 
      RK: we hebben gekeken naar de exploitatiebegroting, en hebben gezien dat een aantal onderwerpen daar in lager
      gaan uitvallen (waaronder schoonmaakkosten, lager verbruik door vergroening en lagere kWh tarieven) - we zien 
      daardoor ruimte om de extra kosten op te vangen
      RK: daarna is de verwachting dat de situatie met reparatieverzoeken waar mensen voor niks komen (omdat bv de 
      verkeerde partij is gekozen), zal afnemen, waardoor dat kostenaspect zal verminderen
      RK: inbegrepen is dat we straks netjes 4 jaarrekeningen krijgen, iets dat nu wettelijk verplicht is; dat zou
      in geval van DNW tot extra kosten leiden

      AndreS: blijven we wel een enkele vergadering houden? het werkte in het verleden vaak heel onduidelijk

      RK: daar moet het bestuur nog over nadenken; we begrijpen dat een enkele vergadering

      AndreS: veranderen van de juridische structuur?
      PietA: hebben hypotheekverstrekkers hier nog een zegje in?

      RK: het is minimaal een lastige klus, er is waarschijnlijk 80% meerderheid onder alle beschikbare stemmen voor nodig

      JohanW: heeft het consequenties voor de rookkanalen?

      RK: nee; we gaan met de nieuwe beheerder nog wel het gesprek aan wat de beste methodiek is om dit aan te pakken, bij
      de proefkanalen zijn er wel een aantal punten aangetroffen waar over nagedacht moet worden

      RK: als er nu een CV ketel vervangen moet worden zal de monteur om een certificaat vragen, die hebben we nog niet voor
      11 van de 12 kanalen; sommige bedrijven zijn heel strict, sommige zijn flexibeler en is de intentieverklaring tot
      vervanging van ROGAS voldoende

      TitusY: kan je nog iets zeggen over de nieuwe beheerder?
      RK: doe ik bij het volgende agendapunt
      
   2. houdt het bestuur in de gaten of onze servicekosten niet al te ver uit de pas met vergelijkbare panden gaat lopen

   -> bestuur heeft bij een tiental vergelijkbare panden (van oud tot nieuw, diverse locaties) op Funda de servicekosten
      opgezocht en genormaliseerd tot 100m2, dan zijn de gemiddelde kosten €230, wij zitten nu op €234, dus dat is in lijn.
      In die vergelijkbare panden zaten nieuwe(re) panden met lagere maandkosten, maar ook oudere met (soms fors) hogere
      kosten.

      PietA: wat niet wegneemt dat het de laatste jaren wel fors gestegen is (met eerder zelfs een teruggave omdat het
      reservefonds te "vol" raakte)
      RK: mogelijk is de 21% BTW kwestie daar ook debet aan geweest

5. beheerder

bestuur is niet over 1 nacht ijs gegaan, bij meerdere kennissen en panden gaan navragen, kwam een wisselend beeld naar voren.
zijn de positieve referenties gaan nabellen; eentje was Nebomij - bijna iedereen zat "vol" en namen geen nieuwe klanten aan

hoe zijn we bij S&dN gekomen? we hebben er een aantal goede referenties van gekregen, is recent gestart door iemand die 20jr bij Nebomij heeft gewerkt, de andere oprichter werkte voor diverse woningcorporaties; ze hebben in de nieuwe houthaven een aantal panden in beheer; referentie gaf aan dat ze actief meedenken met het bestuur; amsterdams bedrijf

het netwerk van bedrijven dat DNW kon/wilde inschakelen was heel beperkt, we hopen dat dat beter wordt; ook omdat ze gelieerd 
zijn met een groter vastgoedbedrijf

SCorr: was not aware of the issues leading up to this AVL; two qustions:

    1. history tends to repeat itself - is there some kind of SLA? e.g. to have some penalties if their service is below par

    -> RK: dat is iets waar we nog naar gaan kijken 

       PietA: er is kennis in het gebouw die gebruikt kan worden voor het doorlezen van het komende contract; zijn er
       (bv bij EigenHuis) voorbeeldcontracten 

    2. is there a risk for any "holes" in the financial administrator left behind by DNW?
       
    -> RK: de penningmeesters hebben er heel strak bovenop gezeten en hebben geprobeerd alle lopende contracten e.d.
       boven water te krijgen voordat we besloten tot deze vergadering

TitusY: kunnen we het contract inzien?

RK: zetten we op onze website en komt waarschijnlijk ook in Twinq

LucyS: er lijkt weinig keuze in beheerders, toen ik kwam was iedereen de toenmalige beheerder (EigenHaard) heel erg zat, 
en blij met DNW; dat is daarna steeds verder afgenomen; veel verloop in personeel?

RK: wij zijn een van de weinige grote panden in hun portefeuille
RE: ze hebben ook niet heel veel personeel; het is eerder iets van de afgelopen 5 jaar dat het niet lekker loopt, het heeft
lang geduurd voordat we een bedrijf vonden dat best veel biedt van wat we willen en nieuwe klanten aanneemt

PietA: we waren ook wel een soort prestigeproject, we kregen veel persoonlijke aandacht van Piet; er zijn een paar fusies 
geweest, ze kwamen steeds verder weg te zitten

LucyS: het zou wel heel fijn zijn als het huidige bestuur deze transitie zou willen ondersteunen

RK: we realiseren ons dat het extra werk gaat kosten, en de intentie is dat we zoveel mogelijk in de huidige samenstelling dit tot een goed einde willen brengen

AndreS: opzegtermijn DNW?
RK: die is 1 maand (doen we per 1/12), daarna mogen ze nog drie maanden factureren voor werkzaamheden tbv de transitie

PietA: is er een offerte?
RK: dat ligt er

stemming: 
iedereen voor, unaniem aangenomen

6. rondvraag

Ronald: de notulen van de afgelopen vergadering zullen tijdens de komende reguliere ALV worden besproken/goed

RobertBregman: de eerdere opmerkingen over de CV-ketel, dat speelt vast bij meer woningen? is dat iets dat gezamenlijk kan worden aangepakt?

RK: het varieert toch wel (verschillende groottes woningen, sommige ketels zijn in het recente verleden al vervangen). Het advies is wel een servicecontract af te sluiten, anders komen ze meestal niet eens.

PietA: het gezamenlijk aanpakken klinkt als een goed idee, maar lijkt me niet iets dat we aan het bestuur zouden moeten vragen

PietA: hebben jullie nog hulp nodig bij de overgang? 
RE: minimaal meelezen van ons nieuwe contract; we houden je voor andere punten zeker in het achterhoofd

Emile: is er nog een update van de laadpalen?
RK: VDC komt maandag weer bij elkaar, bestuur komende donderdag; met de gegevens die we nu hebben kunnen we de definitieve bedragen 
vaststellen en dan iedereen informeren; werk kan dan meteen beginnen

7. sluiting

RK sluit de vergadering om 20u35; het was erg fijn te zien dat er zo'n grote opkomst was, plus het grote aantal volmachten
In januari volgt waarschijnlijk nog een nieuwjaarsborrel