Notulen

notulen
-------

1. Opening

1.Remco opening
RKKobus verwelkomt iedereen, er isgeeft 1aan dat deze vergadering één onderwerp vanavondheeft.

2. aanwezigeAanwezige stemmen
~ en volmachten

De aanwezigen en de afgegeven volmachten representeren ongeveer 86% van woningen,de ~stemmen van de woningen-VvE, ongeveer 80% stallingen,van ~de stemmen van de stallingen-VvE en ongeveer 50% bedrijven,van veelde volmachten,stemmen waarvoorvan dank!bedrijven-VvE.

3. voorzitter
iedereenVoorzitter voor,van de vergadering

Het voorgestelde besluit wordt unaniem aangenomenaangenomen, en de vergadering benoemt Remco Kobus tot voorzitter van de vergadering. Herman Kuiper notuleert.

4. ingekomenIngekomen stukken
 en mededelingen

Bij het bestuur zijn op voorhand twee vragen binnengekomenbinnengekomen, (van Beni Coetzee.

Benji Coetzee)
Coetzee:  1. hoeHoe verhouden kosten nieuwe beheerkantoor zich tot oude beheerkantoorbeheerkantoor?

Remco  ->Kobus: DNW rekent ~ongeveer €18000 per jaar, daarvoor doen ze eigenlijk de financielefinanciële administratie en de jaarstukken
jaarstukken.  -> andereAndere VVEs betalen significant hoger,meer, tot ruim 2x wat bij betalen
betalen.  -> bijBij rondvragen gaven diverse partijen aan dat zij het voor het bedrag dat DNW vraagt hetde benodigde werkzaamheden niet kunnen
uitvoeren.

-> het

Het bestuur heeft geconstateerd dat anders dan financienfinanciën, DNW eigenlijk niet echt wat doet, maar ook bij dat
financiële financiele stukdeel laten ze een hoop steken vallen; de kascommissie heeft ook opmerkingen gemaakt dat de jaarrekening
  vaak te laat komt
komt.

 -> DNW

Hun bedrag is heel scherp, het werk is echter ernstig onder de maat (hetzo bleek bvbijvoorbeeld dat alle bedragen in het MJOP
  ex BTW,BTW waren, waardoor de servicekosten steevast te laag waren, aangezien de VVEVvE wel BTW moet betalen)
.  ->Het bestuur heeft DNW langere periode tot verbetering proberen te krijgen, het is echter nooit gelukt de processen zo te krijgen zoals wij het willenzouden willen.

Piet     PietA:Abrahamse: is er nog contact geweest met andere klanten van DNW?

Remco RK:Kobus: nee, maar wel andere organisaties (zoals met een woningcorporatie), die zeidenaangaven dat DNW bij hun in laagste
      regionen van kantoren staat waar ze mee willen samenwerkensamenwerken.

Een bijkomend ->punt plotselingwas bleekook dat PvdPPiet van de Poel (onze "technische" man) vrij plotseling "verdwenen" was (al staat zijn naam overal nog onder),; bij navragen bleek hij in de zomer al
bij vertrokkenDNW vertrokken.

Titus Yocarini: TitusY: we zitten over een half jaar weer hier, wat is er dan verbeterd? Kan het bestuur in grote lijnen hier
      iets over zeggen?

Remco     RK:Kobus: het eerste punt is correctere afhandeling van de reparatieverzoeken (duidelijk inzicht in status lopende
      reparatieverzoeken); het bestuur houdt nu voor de grotere punten een schaduwadministratie bij
bij.     RK:Het tweede punt is de financielefinanciële status, er komt nu met duwen en trekken 1één jaarrekening uit, maar formeel moeten
  we toch terug naar 4vier jaarrekeningen, 1één per VvE.
    RK:Een derde punt is dat het bestuur ondersteuning nodig heeft bij de uitvoering van (grotere) technische projecten
  (bvzo heeft het bestuur heeftbijvoorbeeld zelf de vervanging van de doorvalbeveiligingen geregeld, DNW heeft dat nooit van de grond
  gekregen; idem de UPS van de luchtafvoer van de garage). Nu spelen onder meer de dilatievoegen.
dilatatievoegen.

Ronald RE:Elfferich: de functie van een bestuur is besturen, niet tijd steken in uitvoerend werk; die laatste uren moeten terug naar
  nul. BestuurHet bestuur zou inmiddels bijna een onderhoudsbedrijf kunnen starten... 

Titus     TitusY:Yocarini: dank voor dedeze opsomming,opsomming; gaat dit het komend jaar perfect worden?

Remco     RK:Kobus: overstappen zal nog wel wat voeten in de aarde hebben, dus de eerste periode zullen er vast nog wel wat dingen foutgaanfoutgaan.
      
André     AndreS:Stiphout: wie doet de jaarrekening, en hoe gaat de omzetting van de financielefinanciële gegevens?
       
Remco Kobus: RK:DNW DNW;rond dit boekjaar af; de nieuwe beheerder gaat de administratie opnieuw opzetten

      RK: DNW begreep wel (maar niet blij met) onze argumenten waarom we willen overstappen; gevraagd om de uitnodiging
      uit te sturen;opzetten. 

Paul     PaulB:Bergen: ik begrijp de noodzaak, maar het is ook €16000 meer - heeft dat effect op de servicekosten?
 
Remco     RK:Kobus: we hebben gekeken naar de exploitatiebegroting, en hebben gezien dat een aantal onderwerpen daarlager in lager
      gaangaat uitvallen (waaronder schoonmaakkosten, lager verbruik door vergroening en lagere kWh tarieven) - we zien
      daardoor ruimte is om de extra kosten op te vangen
vangen.     RK: daarnaDaarnaast is er de verwachting dat de situatie met reparatieverzoeken waar mensen voor niks komen (omdat bvbijvoorbeeld de 
  verkeerde partij is gekozen)gekozen of er niet goed wordt afgestemd), zal afnemen, waardoor datdie kostenaspectkosten zalzullen verminderen
afnemen.     RK: inbegrepenInbegrepen is dat we straks netjes 4vier jaarrekeningen krijgen, iets dat nu wettelijk verplicht is; dat zou
  in geval van DNW tot extra kosten leidenleiden.

André     AndreS:Stiphout: blijven we wel een enkele vergaderingALV houden? hetHet werkte in het verleden vaak heel onduidelijk met afzonderlijke vergadering.

Remco     RK:Kobus: daar moet het bestuur nog over nadenken; we begrijpen dat een enkele vergadering veel beter werkt.

Ronald Elfferich: AndreS:een optie is dat we een enkele vergadering houden, maar dat er voor bijvoorbeeld de jaarrekeningen aparte agendapunten komen waar alleen de betrokken eigenaren kunnen stemmen.

André Stiphout: is er nog gekeken naar het veranderen van de juridische structuur?
structuur van PietA:onze VvE's?

Piet Abrahamse: hebben hypotheekverstrekkers hier nog een zegje in?

Remco     RK:Kobus: het is minimaal een lastige klus, er is waarschijnlijk 80% meerderheid onder alle beschikbare stemmen voor nodignodig.

Johan     JohanW:Wouters: heeft hetdeze overstap nog consequenties voor de rookkanalen?

Remco     RK:Kobus: nee; we gaan met de nieuwe beheerder nog wel het gesprek aan wat de beste methodiek is om dit aan te pakken, bij
  de proefkanalen zijn er wel een aantal punten aangetroffen waar over nagedacht moet worden

worden.

      RK: alsAls er nu een CV ketel vervangen moet worden zal de monteur om een certificaat vragen, die hebben we nog niet voor
  11 van de 12 kanalen; sommige bedrijven zijn heel strict, sommige zijn flexibeler en is de intentieverklaring tot
  vervanging van ROGAS voldoendevoldoende.

Titus Yocarini: TitusY:kunnen kan jejullie nog iets zeggen over de nieuwe beheerder?

Remco RK:Kobus: doezal ik doen bij het volgende agendapunt
agendapunt.

Benji
   2.Coetzee: houdt het bestuur in de gaten of onze servicekosten niet al te ver uit de pas met vergelijkbare panden gaat lopenlopen?

Remco Kobus: ->Het bestuur heeft bij een tiental vergelijkbare panden (van oud tot nieuw, diverse locaties) op Funda de servicekosten
  opgezocht en genormaliseerd tot 100m2, dan zijn de gemiddelde kosten €230, wij zitten nu op €234, dus dat is in lijn.
  In die vergelijkbare panden zaten nieuwe(re) panden met lagere maandkosten, maar ook oudere met (soms fors) hogere
  kosten.

Piet     PietA:Abrahamse: wat niet wegneemt dat hetde servicekosten de laatste jaren wel fors gestegen iszijn (met eerder zelfs een teruggave omdat het
  reservefonds te "vol" raakte)
.

Remco RK:Kobus: mogelijk is de 21% BTW kwestie daar ook debet aan geweestgeweest.

5. Overstap naar een nieuwe VvE-beheerder

Remco Kobus: het bestuur is niet over 1 nacht ijs gegaan, en is bij meerdere kennissen en panden gaan navragen,navragen naar hun ervaringen, daar kwam een wisselend beeld naar voren.
zijn deDe positieve referenties zijn we gaan nabellen;nabellen eentje(onder wasandere NebomijNewomij). - bijnaEchter iedereen zat "vol" en namen geen nieuwe klanten aan op dit moment.

hoeHoe zijnis wehet bestuur bij S&dNSturm en De Neeve gekomen? weWe hebben er een aantal goede referenties van gekregen,gekregen (onder andere een VvE van een vergelijkbaar pand als het onze). Het bedrijf is recent gestart door iemand die 20jr20 jaar bij NebomijNewomij heeft gewerkt, de andere oprichter werkte voor diverse woningcorporaties;woningcorporaties. zeZe hebben in de nieuweNieuwe houthavenHouthaven een aantal panden in beheer;beheer, een referentie gaf aan dat ze actief meedenken met hethun bestuur; amsterdams bedrijfbestuur.

Ook was het netwerk van bedrijven dat DNW kon/wilde inschakelen was heel beperkt, we hopen dat dat beter wordt; ook omdat zeSturm & De Neeve gelieerd
zijnis met een groter vastgoedbedrijfvastgoedbedrijf.

SCorr:Olga Cagigas Fojaco: ik had me niet gerealiseerd hoe de voorgeschiedenis was notmet awarede ofhuidige thebeheerder. issuesIk leadingheb upeen topaar thisvragen: AVL;geschiedenis twoheeft qustions:de neiging zichzelf te herhalen, is er een vorm van SLA (Service Level Agreement) afgesproken? Zijn er mogelijkheden om bij het niet nakomen van afspraken bijvoorbeeld boetes op te leggen?

Remco   1. history tends to repeat itself - is there some kind of SLA? e.g. to have some penalties if their service is below par

    -> RK:Kobus: dat is iets waar we zeker nog naar gaan kijken kijken.

Piet      PietA:Abrahamse: er is kennis in hetons gebouw die gebruikt kan worden voor het doorlezen van het komende contract; zijn er
  (bvbijvoorbeeld bij EigenHuis) voorbeeldcontracten waar we een contract naast kunnen houden?

Remco Kobus: 2.dat zullen we nagaan

Olga Cagigas Fojaco: is thereer anog riskeen forrisico anyvoor "holes"de inVvE thedat financialde administratorfinanciële leftadministratie behindvan byDNW DNW?
niet op
orde blijkt ->te RK:zijn?

Remco Kobus: de penningmeesters hebben er de afgelopen periode heel strak bovenop gezeten en hebben geprobeerd alle lopende contracten e.d.
  boven water te krijgen voordat we besloten tot deze vergaderingvergadering. We verwachten geen "lijken in de kast" meer.

TitusY:Titus Yocarini: kunnen we straks het contract inzien?

RK:Remco zettenKobus: we zullen het op onze website zetten en komthet zal waarschijnlijk ook in Twinq komen te staan.

LucyS:Lucie Sax: er lijkt weinig keuze in beheerders,beheerders; toen ik hier kwam wonen was iedereen de toenmalige beheerder (EigenHaard)Eigen Haard) heel erg zat,
en was iedereen blij met DNW; dat is daarna steeds verder afgenomen; veelze hebben een aantal fusies gehad, en er is teveel verloop in personeel?

RK:Remco Kobus: wij zijn een van de weinige grote panden in hun portefeuille
RE:portefeuille.

Ronald Elfferich: ze hebben ook niet heel veel personeel; het is eerder iets van de afgelopen 5 jaar dat het niet lekker loopt, het heeft
 lang geduurd voordat we een bedrijf vonden dat best veel biedt van wat we willen en nieuwe klanten aanneemt

PietA:Piet Abrahamse: we waren voor DNW ook wel een soort prestigeproject, we kregen veel persoonlijke aandacht van Piet; er zijn een paar fusies
geweest, ze kwamen steeds verder weg te zittenzitten.

LucyS:Lucie Sax: het zou wel heel fijn zijn als het huidige bestuur deze transitie zou willen ondersteunenondersteunen.

RK:Remco Kobus: we realiseren ons dat het extra werk gaat kosten, en de intentie is dat we zoveel mogelijk in de huidige samenstelling dit tot een goed einde willen brengen

AndreS:André Stiphout: wat is de opzegtermijn DNW?
RK:

Remco Kobus: die is 1 maand (doenwe wezullen opzeggen per 1/12),1 december, gezien het contract automatisch verlengd per jaar). Het contract biedt ze wel de mogelijkheid om daarna mogen ze nog drie maanden te factureren voor werkzaamheden tbvten behoeve van de transitietransitie.

PietA:Piet Abrahamse: is er al een offerte?
RK: dat ligt er

stemming:Remco
iedereenKobus: voor,ja, die wilden we eerst zien voordat we deze vergadering zouden uitschrijven.

De voorzitter brengt het voorgenomen besluit ter stemming; het besluit wordt unaniem aangenomenaangenomen.

6. rondvraag

Rondvraag

Ronald:Ronald Elfferich: voor de volledigheid, de notulen van de ALV van afgelopen vergaderingjuni zullen tijdens de komende reguliere ALV in 2025 worden besproken/goedbesproken en ter goedkeuring worden voorgelegd, inclusief de notulen van deze vergadering.

RobertBregman:Robert Bregman: de eerdere opmerkingen over de CV-ketel, dat speelt vast bij meer woningen? isIs dat iets dat gezamenlijk kan worden aangepakt?

RK:Remco Kobus: het varieert toch wel door het gebouw heen (verschillende groottes woningen, sommige ketels zijn in het recente verleden al vervangen). Het advies is wel een servicecontract af te sluiten, anders komen ze meestalvaak niet eens.eens, klanten met een servicecontract gaan vaak voor.

PietA:Piet Abrahamse: het gezamenlijk aanpakken klinktis alsgeen een goedslecht idee, maar lijkt me niet iets dat we aan het bestuur zouden moeten vragenvragen. Mogelijk eerder iets voor een initiatief vanuit de bewoners.

PietA:Piet Abrahamse: hebben jullie nog hulp nodig bij de overgang?overgang
RE:naar minimaalde meelezennieuwe vanbeheerder? ons

Ronald Elfferich: het zou zeker fijn zijn als er wordt meegelezen met het nieuwe contract; wemocht er nog andere hulp nodig zijn houden we je voor andere punten zekergraag in hetons achterhoofdachterhoofd.

Emile:Emile Hoens: is er nog een update vanover de laadpalen?
RK:

VDC

Remco Kobus: de verduurzamingscommissie komt maandag weer bij elkaar, het bestuur komende donderdag; met de gegevens die we nu hebben kunnen we de definitieve bedragen
vaststellen en dan iedereen informeren; het uitvoerende werk kan dan meteen beginnenbeginnen.

7. sluiting

Sluiting

RKDe voorzitter sluit de vergadering om 20u35;20u35 en bedankt de aanwezigen voor de hoge opkomst, en afwezigen voor het was erg fijn te zien dat er zo'n grote opkomst was, plus het grotehoge aantal volmachten
afgegeven volmachten.

In januari volgt waarschijnlijk nog een nieuwjaarsborrelnieuwjaarsborrel, het bestuur zal iedereen daar later dit jaar over informeren.