Voorstellen nieuwe beheerder

Graag stelt het bestuur aan de leden het nieuwe beheerskantoor voor: Sturm & de Neeve (S&dN).

Waarom de overstap?

Binnen het bestuur van onze VvE IJside hebben we al geruime tijd gediscussieerd over een nieuwe beheerder. De aanleiding? Aanhoudende zorgen over de kwaliteit van de dienstverlening van De Nieuwe Wereld (DNW) – zowel inhoudelijk als technisch – én over de financiële verslaglegging. Nu ons gebouw de komende jaren extra (onderhouds-)aandacht nodig heeft, werd die zorg alleen maar groter. In de ingelaste ALV van 7 november 2024 hebben de leden unaniem ingestemd met de overstap. Per 1 januari 2025 heeft S&dN het beheer van DNW overgenomen.

Hoe verliep de overdracht?

We zijn eind november 2024 definitief overgestapt van DNW naar S&dN. Het contract met DNW hebben we toen persoonlijk op hun kantoor opgezegd en per aangetekende brief bevestigd. Afspraken waren dat we drie maanden inzage in de administratie zouden houden, DNW de jaarrekening in maart zou aanleveren en dat zij gedurende die drie maanden doorbetaald zouden worden.

Wat er misging bij DNW

• Vanaf 24 december is er niets meer gebeurd, behalve dat de incasso’s bleven doorlopen. Betalingsopdrachten werden niet uitgevoerd, wat de grote post ‘crediteuren’ op de balans verklaart.

• DNW heeft zijn verplichtingen rondom de boekhouding, jaarrekening en balans niet nagekomen.

• Halverwege januari ontdekten we dat onze gegevens niet meer toegankelijk waren via Twinq én dat DNW niet meer reageerde op telefoontjes of e-mails.

• We kregen wél een summiere ‘jaarrekening’—een simpele uitdraai uit Twinq—maar geen specificatie van onze reserves voor de IB-aangifte 2024. Gelukkig hadden we begin januari al de betaalde inkoopfacturen uit Twinq gedownload.

De start bij S&dN

Bij S&dN moesten eerst nieuwe bankrekeningen worden geopend. Zoals in de krant te lezen was, is dat voor VvE’s geen sinecure en het duurde daarom helaas langer dan verwacht. Zodra eind maart alle rekeningen actief waren, konden we het geld overboeken. Daarbij bleek er een verschil van ongeveer € 60 000 te zitten: een batch met betalingsopdrachten van 23 december 2024 was pas half januari verwerkt.

Geen fraude, wel werk aan de winkel

Na navraag bij onze crediteuren is dat bedrag begin mei volledig bevestigd en kunnen we met zekerheid zeggen dat er geen fraude is gepleegd. Wel bleek dat DNW de administraties van verschillende (onder-)VvE’s had gecombineerd, wat wettelijk niet is toegestaan. Daarom moeten we nu samen met S&dN een verdeling maken van onze tegoeden.

Al met al heeft dit traject veel werk en onrust gebracht, maar we zien het als een investering in de toekomst: meer helderheid, beter overzicht en hopelijk minder werk in de komende jaren.

Reparatieverzoeken

Door de moeizame overdracht kan het zijn dat eerdere reparatieverzoeken bij DNW zijn blijven hangen. Heb je onverwerkt werk of een openstaande melding? Meld het dan opnieuw via Twinq en neem, na bevestiging, zelf contact op met het betreffende bedrijf om een afspraak in te plannen. Excuses voor het ongemak.

Omdat onze administratie nu is opgesplitst in de diverse onder-VvE's, vergeet niet de juiste VvE te selecteren bij het invullen van een reparatieverzoek! Dat kan middels de donkerblauwe knop rechtsboven op het scherm: