Bestuursverslag

Het bestuur is iedere maand bij elkaar gekomen voor een vergadering en regelmatig is er overleg met DNW. De werkzaamheden van het bestuur zijn te verdelen in organisatorisch, financieel en onderhoudstechnisch. De focus was de afgelopen periode voornamelijk uitvoerend en in mindere mate bestuurlijk/strategisch.

Het lopend onderhoud van het pand is complex en vergt veel tijd, en we zijn gebonden aan vele voorschriften en regels. Door personeelstekorten is het soms moeilijk om gemelde reparaties op korte termijn (goed) uit te laten voeren. Daarnaast zien we de kosten van offertes significant toenemen. 

Praktische toelichting op de werkzaamheden afgelopen periode

Organisatorisch

• Website www.ijside.info vervolledigen met info over het gebouw, tekeningen, informatie voor bewoners, etc. Zoeken en verzamelen van documenten
• Opzetten systeem voor bestuur m.b.t. agenda’s, notulen en actielijsten voor de bestuursvergaderingen
• Stemtool opzetten voor duidelijkere stemming binnen de ALV van de VVE
• Taak/functie omschrijving voor bestuur
• Jaarplanning
• Betrokkenheid eigenaren VVE vergroten, nieuwsbrief (2x per jaar)

Financieel

• Alle lopende onderhoudscontracten worden verzameld en doorgrond
• Facturen worden nauwgezet gecontroleerd alvorens te betalen (ter voorkoming van spookfacturen en onjuiste betalingen)
• Met zoveel mogelijk bedrijven wordt persoonlijk contact gezocht en een relatie opgebouwd voor betere samenwerking en snellere acties bij problemen
• Overall doel is om de exploitatiekosten van ons pand beter onder controle te krijgen en geen uitgaven te doen die niet noodzakelijk zijn

Onderhoudstechnisch

• Procedure van klacht-opdracht tot reparatie-controle-factuur moet worden verbeterd
• Lopende problemen/klein onderhoud (onder meer: leidingbreuk riolering, water in de lift, rioolstank, betonreparaties, scheur/lekkage achter speedgate kast, deurreparaties, vervanging kapotte accu’s en kapotte lampen, deurkrukken, drangers smeren/vervangen, diverse lekkages aan het dak, vervanging kooiladders, herstellen gebroken ramen, defecte stuwventilatoren, speedgate, slagbomen- en transponders, schilderwerk na houtrotherstel voordeuren, schoonmaak)
• Groot onderhoud (onder meer: doorvalbeveiligingen, dakproblemen overall en voorschriften veiligheid, brandmeldinstallatie controle (na vernieuwing brandschermen), controle nieuwe verzekeraar (Scope10 controle), roodgaskanalen, energietransitie/verduurzaming, MJOP
• Ieder bedrijf dat iets komt herstellen in ons pand wordt door een bestuurslid begeleidt

Het bestuur wil het komende jaar door in de huidige samenstelling. Gezien de grote hoeveelheid tijd die het bestuur moet investeren in het pand, stelt het bestuur de VVE-leden voor om de actieve bestuursleden jaarlijks een vrijwilligersvergoeding uit te keren.